Live tekenaar inhuren voor symposium of congres: hoe werkt dat?
Een live tekenaar, ook wel graphic recorder of visueel notulist, tekent tijdens een congres of symposium mee. Terwijl sprekers aan het woord zijn, ontstaat er een tekening die de kern van het programma vastlegt. Deelnemers zien bij de afronding de samenvatting van de dag in de tekening. Het eindresultaat deel je dezelfde dag nog.
Wat doet een live tekenaar tijdens een evenement?
Een live tekenaar luistert naar de sprekers, filtert de hoofdlijn en zet die om in een beeldende samenvatting. Geen letterlijk transcript, maar de essentie: de rode draad van de dag, de kernboodschappen, de verbanden tussen de sessies.
Dat tekenen gebeurt live, op groot formaat papier of digitaal op een scherm. Deelnemers kunnen het zien groeien. Dat heeft effect: mensen letten anders op als iemand aan het tekenen is. Ze willen zien wat er in het beeld terechtkomt.
Een live tekenaar wordt ook wel graphic recorder, visueel verslagger of visueel notulist genoemd. De termen overlappen. Ze beschrijven allemaal hetzelfde: iemand die de opbrengst van een bijeenkomst zichtbaar maakt.
Wanneer zet je een live tekenaar in?
Een live tekenaar past goed bij evenementen waar de inhoud en de opbrengst ertoe doen. Denk aan:
Congressen en symposia waarbij je wilt dat de boodschap van de dag bijblijft, ook bij deelnemers die later weer verslag doen aan collega's.
Studiedagen en conferenties met meerdere sprekers of parallelle sessies, waarbij je de rode draad wilt bewaken.
Netwerkbijeenkomsten waarbij je de uitkomsten van gesprekken wilt vastleggen en later wilt delen.
Kick-offs en beleidsbijeenkomsten waarbij je deelnemers wilt meenemen in een nieuw traject en de tekening als ankerpunt dient. Als je dit wilt doen met een tekening is het overigens nog beter om vooraf een praatplaat te maken!
Jubileum- en afscheidsbijeenkomsten waarbij je een moment of een verhaal wilt bewaren in beeld.
Groepsgrootte maakt niet zo veel uit.
Wat heb je nodig als organisator?
Niet veel, maar er zijn een paar praktische zaken om rekening mee te houden.
Ruimte en opstelling. De tekenaar heeft een vaste plek nodig met zicht op de sprekers en het publiek. Naast of licht achter het podium werkt goed. En een scherm om de tekening op te tonen.
Scherm. Bij live tekenen werk ik digitaal tekenen heb je een scherm of beamer nodig waarop het te zien is aan het einde van de bijeenkomst.
Programma vooraf. Ruim van tevoren ontvang ik het programma, de sprekers en de centrale vraag van het evenement. Zodat ik gericht kan meekijken en de structuur al enigszins in mijn hoofd heb. Ook denk ik dan mee over werkvormen zodat ik de essentie goed kan tekenen.
Hoe ver vooruit boek je een live tekenaar?
Reken op minimaal vier tot zes weken vooraf. Bij grote congressen in drukke periodes, zoals het voorjaar of najaar, eerder. Een live tekenaar heeft maar één agenda en kan maar op één plek tegelijk zijn.
Bij kortere aanlooptijd: soms is het nog mogelijk, maar dan is het afhangen van de beschikbaarheid. Neem contact op en vraag het gewoon.
Wat lever ik op na het evenement?
Dezelfde dag nog ontvang je een digitale versie van de tekening, klaar om te delen. In JPG en PDF, zodat je hem direct kunt versturen naar deelnemers, plaatsen op je website of gebruiken in een nieuwsbrief.
De tekening leeft daarna door. Deelnemers delen hem op LinkedIn. Organisaties gebruiken hem als terugblik in een jaarverslag. Teams printen hem uit als geheugensteun op kantoor. Dat deeleffect is een van de redenen waarom opdrachtgevers een live tekenaar inhuren, ook als er al een fotograaf en een cameraman zijn.
Studio Tekenkracht als live tekenaar
Studio Tekenkracht verzorgt visuele verslagen en graphic recording voor congressen, symposia, studiedagen en bijeenkomsten van overheidsorganisaties en publieke instellingen. Wietske Westra tekent live, zowel op locatie als online via Teams.
Ze werkte al voor meer dan 67 evenementen en bijeenkomsten bij gemeenten, provincies, waterschappen, veiligheidsregio's en landelijke publieke organisaties.
Valt dit onder een raamcontract of DAS?
Vaak niet.
Veel overheidsorganisaties hebben raamovereenkomsten voor communicatie, ontwerp of advies. Maar een zakelijk tekenaar of informatieontwerper valt daar zelden onder, simpelweg omdat het een gespecialiseerd vak is dat in de meeste raamcontracten ontbreekt.
Dat is praktisch goed nieuws: je kunt direct inhuren, zonder een DAS-procedure (Dynamisch Aankoopsysteem) of perceel te hoeven doorlopen.
Als jouw inkoopteam twijfelt, vraag dan specifiek of "praatplaat", "zakelijk tekenen" of "visuele communicatie" als dienstvorm in het bestaande contract staat. Dat is zelden het geval.
Wet DBA: wat betekent dat voor de inhuur?
Sinds 1 januari 2025 wordt de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA) strenger gehandhaafd. Overheidsorganisaties zijn terecht voorzichtig bij het inhuren van zzp'ers.
Bij het inhuren van een zakelijk tekenaar zijn de risico's op schijnzelfstandigheid klein, omdat:
De opdracht projectmatig is. Een praatplaat, een visueel verslag of een workshop heeft een duidelijk begin, einde en resultaat. Er is geen sprake van een doorlopende arbeidsrelatie.
De zakelijk tekenaar werkt voor meerdere opdrachtgevers tegelijk. Dat is een van de kerncriteria voor zelfstandigheid.
Ik heb als zakelijk tekenaar eigen methodes, eigen materiaal en een eigen bedrijf. Studio Tekenkracht is een zelfstandige studio met eigen werkwijze, eigen tools en een eigen portfolio.
Jij hebt geen gezag over hoe het werk wordt uitgevoerd. Je geeft aan wat je nodig hebt, ik bepaal als tekenaar hoe ik dat aanpak. Natuurlijk heb je invloed op het resultaat, juist door mijn werkwijze krijg jij de tekening die je nodig hebt.
Praktisch: hoe verloopt de inhuur stap voor stap?
Stap 1: Neem contact op Via het contactformulier of een directe mail. Je omschrijft kort wat je nodig hebt en wanneer.
Stap 2: Telefonische intake. We bespreken de opdracht, de context en wat je wilt bereiken. Geen verplichtingen.
Stap 3: Offerte Je ontvangt een offerte met omschrijving van de opdracht, prijs en doorlooptijd. Meestal binnen twee werkdagen.
Stap 4: Opdracht Na akkoord op de offerte start de opdracht. Je tekent een opdrachtbevestiging. Dat is het enige papierwerk.
Geen lange aanbestedingsdoorlooptijd. Geen ingewikkeld DAS-proces. Gewoon inhuren en aan de slag.
Studio Tekenkracht inhuren
Stap 1: Neem contact op Via het contactformulier of een directe mail. Je omschrijft kort wat je nodig hebt en wanneer.
Stap 2: Telefonische intake. We bespreken de opdracht, de context en wat je wilt bereiken. Geen verplichtingen.
Stap 3: Offerte Je ontvangt een offerte met omschrijving van de opdracht, prijs en doorlooptijd. Meestal binnen twee werkdagen.
Stap 4: Opdracht Na akkoord op de offerte start de opdracht. Je tekent een opdrachtbevestiging. Dat is het enige papierwerk.
Geen lange aanbestedingsdoorlooptijd. Geen ingewikkeld DAS-proces. Gewoon inhuren en aan de slag.
Over Studio Tekenkracht
Studio Tekenkracht vertaalt complexe plannen en beleid naar heldere tekeningen, voor gemeenten, provincies en waterschappen. Wil je een praatplaat, getekende infographic of visueel verslag laten maken? Neem contact op.