Wat je vooraf regelt als je live tekenen op een event plant
- Wietske Westra
- 2 dagen geleden
- 4 minuten om te lezen
Zo haal je het meeste uit een visueel verslag van jouw bijeenkomst.
Live tekenen is een geweldige manier om een bijeenkomst, congres of teamdag vast te leggen. Bij welke bijeenkomsten het werkt zette ik apart op een rij.
Het brengt energie in de zaal, maakt gesprekken zichtbaar en zorgt dat de belangrijkste inzichten blijven hangen.
Maar om er écht alles uit te halen, is het handig om een paar dingen van tevoren goed te regelen. In de video hieronder vertel ik er meer over:
Hier lees je waar je aan kunt denken voordat je live tekenen op een event plant. Benieuwd wat ik zelf doe ter voorbereiding? Dat staat in Hoe maak je een visueel verslag? Van begin tot eind.
5 dingen die je regelt voordat je live tekenen op een event plant
1. Bepaal het doel van het visuele verslag
Wat wil je met de tekening bereiken?
Wil je dat het verslag helpt om een gesprek vast te leggen, dat het energie terugbrengt na afloop, of dat het beeld onderdeel wordt van de communicatie achteraf?
Een helder doel maakt verschil. Het bepaalt bijvoorbeeld hoe uitgebreid de tekening wordt en hoeveel nadruk er ligt op sfeer, inhoud of interactie.
2. Denk na over het programma
Wie spreken er, wat zijn de hoofdthema's, en wanneer gebeuren de belangrijke momenten?
Nog belangrijker om vooraf af te stemmen: hoe komt de inhoud bij de tekenaar terecht.
Bij gesprekstafels of parallelsessies kan ik niet overal tegelijk zijn. Daarom is het handig om af te spreken hoe gespreksleiders de input noteren.
Maken ze een top 3 van inzichten? Onderstrepen ze belangrijke woorden?
Dat stemmen we van tevoren af, zodat ik weet waar ik op kan vertrouwen.
Stuur me ook vooraf het programma en draaiboek, dan kan ik goed inschatten hoe ik het beste kan meebewegen met de dag.
3. Regel een fijne plek om te tekenen
Als tekenaar heb ik graag een plek waarvandaan ik de sprekers goed kan zien én verstaan.
Zicht en geluid zijn cruciaal om het verhaal goed te vangen.
Een zichtbare plek zorgt er bovendien voor dat deelnemers het proces kunnen volgen, dat maakt ze vaak extra betrokken. Bij een online bijeenkomst werkt het anders. Hoe ik dan meeteken staat apart uitgelegd.
4. Bedenk wat er met de tekening gebeurt ná het event
Wil je de tekening na afloop delen of gebruiken in de communicatie?
Dat kan natuurlijk, ik lever het beeld digitaal aan na het evenement.
Handig om hier al vooraf over na te denken:
Komt de tekening in een bedankmail?
Wordt hij gedeeld op intranet of social media?
Of gebruik je hem als startpunt voor een praatplaat of infographic?
Als we dat weten, kan ik de opzet en resolutie daar meteen op afstemmen.
5. Informeer sprekers en deelnemers
Live tekenen roept vaak nieuwsgierigheid op, en dat is juist leuk.
Vertel de sprekers vooraf dat er getekend gaat worden, en informeer de deelnemers hoe de beelden na afloop gedeeld worden.
Je kunt ook alvast benoemen dat deelnemers de tekening mogen delen op social media.
Dat vergroot de zichtbaarheid van het event én de energie van de dag.
Zo haal je meer uit één dag werk en blijft het resultaat langer bruikbaar.
Een visueel verslag geeft energie, overzicht en verbinding.
Met een paar praktische voorbereidingen wordt het bovendien een waardevol document waar je nog lang plezier van hebt. Meer weten over de werkwijze? Bekijk de pagina over visueel verslag laten maken.
Wil jij jouw bijeenkomst ook laten vastleggen in beeld?
Plan een intake en vertel wat er die dag gebeurt. Dan kijken we samen hoe we jouw bijeenkomst kunnen samenvatten in één krachtig beeld dat blijft hangen.
Nog even kort: 5 veelgestelde vragen
Wat moet ik aanleveren voor het live tekenen?
Het programma en draaiboek vooraf, plus een afspraak over hoe gespreksleiders de input van tafels of sessies noteren. Zo weet ik waar ik op kan vertrouwen. Het volledige lijstje staat hier.
Welke plek heb je nodig om te tekenen?
Een plek met goed zicht op en geluid van de sprekers. Het liefst zichtbaar voor deelnemers, dat vergroot de betrokkenheid.
Wat kan ik na afloop met de tekening doen?
Je ontvangt het beeld digitaal. Je kunt het delen in een bedankmail, op intranet of social media, of gebruiken als startpunt voor een praatplaat of infographic.
Kun je overal tegelijk tekenen bij parallelsessies?
Nee, daarom spreken we vooraf af hoe de input van tafels en sessies bij mij komt, bijvoorbeeld via een top 3 van inzichten per gespreksleider.
Wat kost live tekenen bij een event?
€870 excl. btw voor een dagdeel en €1.447 excl. btw voor een hele dag, inclusief afstemming vooraf en het eindresultaat dezelfde dag. Beide pakketten staan op mijn pagina over visueel verslag.
Over Wietske, Studio Tekenkracht
Hoi! Ik ben Wietske, oprichter van Studio Tekenkracht. Al meer dan zeven jaar help ik gemeenten, provincies en waterschappen om hun verhaal helder te krijgen: met praatplaten, infographics en visuele verslagen.
Met meer dan 177 praatplaten en 67 visuele verslagen op mijn naam weet ik één ding zeker: als je het tekent, wordt het gesprek makkelijker én blijft je verhaal beter hangen.
👉 Zin in meer inspiratie? Volg me op LinkedIn en kijk mee hoe ik complexe verhalen simpel en visueel maak.
Opmerkingen